Dein Tool für die Organisation von evangelischer Jugendarbeit

Trailer

 
 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

Funktionen

Kontakt-Modul 

Kontakte und Gruppen

Lege flexibel Personen, Gruppen, Rollen, Organisationen und Stichwörter an, um Deine vielfältigen Kontakte abzubilden.

Mitarbeiter:innen-Daten 

Halte Team-Zugehörigkeiten, Qualifikationen, Verpflichtungs-erklärungen oder die Juleica-Nummer deiner Mitarbeitenden fest.

Filter und Suche

Erstelle individuelle Filter und führe ausgefeilte Suchen durch, um eine Auswahl an Kontakten zu treffen.

Import von Daten

Importiere bestehende Daten per Excel-Import in das System. 

Dokumente

Speichere in Kontakten Dokumente oder Dateien. 

Adressetiketten und Serienbriefe

Exportiere Datenquellen für Serienbriefe in Office oder drucke Adressetiketten aus dem System. 

Dashboards 

Erstelle Dir eine Übersicht über die Daten, die Dich täglich interessieren.

E-Mail-Kommunikation

Speichere Dir Vorlagen und kontaktiere ausgewählte Gruppen an Kontakten per E-Mail direkt aus dem System oder per E-Mail-Software.

Event-Modul 

Website-Ausgabe

Alle Arten von Veranstaltungen anlegen, mit zahlreichen Informationen versehen und auf deiner Website anzeigen lassen.

Anmeldeformulare

Erstelle individuelle Anmeldeformulare und erweitere diese um beliebig viele Datenfelder.

Evangelische Termine

Veröffentliche Deine Veranstaltung mit wenigen Klicks in Evangelische Termine, um weitere Zielgruppen zu erreichen.

Online-Anmeldung

Teilnehmende melden sich bequem und einfach auf Deiner Website für die Veranstaltung an.

Event-Kommunikation

Kontaktiere schnell und einfach alle Teilnehmenden per E-Mail. Oder werbe für Deine Veranstaltung per E-Mail-Newsletter. 

Export von Listen

Exportiere Anwesenheitslisten, Verpflegungs- und Übernachtungswünsche sowie  notwendige Daten für Förderanträge. 

Auswertung und Statistik

Behalte den Überblick über Einnahmen, Anzahl an verfügbaren Plätzen und angemeldeten Teilnehmenden. 

Erweiterungen

Newsletter-Marketing

Erstelle Vorlagen mit personalisierter Ansprache und kontaktiere ausgewählte Zielgruppen.

Verleih

Präsentiere Deine Verleihgegenstände, ob Zelte, Bus oder Spiele, auf Deiner Website. Interessenten können leicht eine Verleihanfrage stellen.

Website-Builder

Baue schnell und einfach eine Website für Dein Projekt oder Dein Jugendwerk. Nutze vordefinierte Inhaltselemente und zwei Muster-Websites für die Jugendarbeit.

Projektmanagement

Projekte anlegen, Aufgaben sammeln, Verantwortungen zuweisen und Fristen setzen. Behalte den Überblick und arbeite effizient zusammen.

Rechnungsstellung

Erstelle Rechnungen für Teilnahme- oder Verleihgebühren und versende sie per E-Mail.

Verschiedene Zahlungsweisen

Du kannst individuell abhängig von Deiner Praxis vor Ort angebotene Zahlungsweisen anpassen. 

Noch mehr über die Module erfahren?

In zwei Artikeln auf der Website der Evangelischen Jugend in Bayern werden die zwei Module Kontakte und Events sowie deren Einsatz ausführlich mit Blick auf die tägliche Praxis beschrieben. 

Vorteile

Daten aktuell halten

Alle Daten liegen an einem Ort. Excel-Tabellen und verschiedene Ordner gehören der Vergangenheit an. 

Zeit sparen

Erledige Verwaltungsaufgaben schneller, um mehr Zeit für die Arbeit mit jungen Menschen zu gewinnen.

Einheitliche Prozesse

Mit dem ejb-Manager kannst Du deine Arbeitsabläufe digitalisieren und effizient umsetzen.

Orientierung an der Praxis

Die Funktionen sind auf die Anforderungen von Anwender:innen 
in der Jugendarbeit zugeschnitten. 

Leichte Bedienbarkeit

Der ejb-Manager ist niedrigschwellig und intuitiv. Die Software ist schnell, einfach zugänglich und erlaubt eine schnelle Orientierung ohne IT-Know-How.

Anleitungen

Auf einer Wissensplattform werden alle Funktionen des ejb-Managers durch verständliche Anleitungen erklärt. Über interaktive Lernpakete kann die Software eigenständig erlernt werden.

Nutzbar mit dem Browser

Zugriff von überall. Der ejb-Manager lässt sich über das Smartphone mobil, im Homeoffice oder im Büro verwenden.

Datenschutz

Die Software wird auf deutschen Servern gehostet und EKD-DSG/DSGVO konform betrieben.

Rechteverwaltung

Über eine rollenbasierte Rechteverwaltung können Sichtbarkeiten von Kontakten und Zugang zu Funktionen klar geregelt werden.

Häufige Fragen

Zunächst soll die Software bei interessierten Dekanatsjugendwerken innerhalb der Evangelischen Jugend in Bayern eingeführt werden. Eine Nutzung durch weitere Anwender:innen-Gruppen, z.B. in Kirchengemeinden oder sonstigen Einrichtungen, ist voraussichtlich im Laufe des Jahres 2022 möglich. 
Die Funktionen der Software sind auf die Anforderungen und Abläufe in Dekanatsjugendwerken zugeschnitten.

Die Nutzung ist für Anwender:innen aus der evangelischen Jugendarbeit kostenlos möglich. Die Konzeptions- und Entwicklungsphase sowie der Einstieg in den Betrieb des ejb-Managers wurde über die Digitalförderung der Evangelisch-Lutherischen Kirche in Bayern finanziert. 

Der Umstieg auf den ejb-Manager ist mit konzeptionellen Fragen verbunden, die geklärt werden müssen. Welche Prozesse will ich mit der Software vor Ort umsetzen? Will ich meine Veranstaltungen auch bei Evangelische Termine ausgeben? Will ich nur die Kontakt- und Veranstaltungsverwaltung nutzen? Wie binde ich Veranstaltungen auf meine Website ein? Weiterhin müssen Konfigurationsparameter, wie z.B. eine Domain für die Veranstaltungsdarstellung, ein E-Mail-Postfach oder der Export von individuellen Listen, geklärt werden. Bei diesen Fragen unterstützt das Projektteam, um die Einführung der Software möglichst einfach für die Dekanatsjugendwerke vor Ort zu gestalten. 
 
Über eine Wissensplattform werden einfache und leichtverständliche Angebote zum Erlernen der Software bereitgestellt. Diese zielen darauf ab, dass Anwender:innen sich möglichst angenehm und mit wenig Aufwand die Funktionen des ejb-Managers aneignen können. Dazu gehören Wissenspakete mit bebilderten Textanleitungen und Bildschirmaufnahmen, die Funktionen und Vorteile kurzweilig und verständlich vorstellen. Über interaktive Lernpakete können Nutzer:innen selbstständig notwendiges Wissen für die effektive Nutzung der Software sammeln. 

Veranstaltungen, die über den ejb-Manager angelegt und veröffentlicht werden, erscheinen in einem eigenen Anmeldeportal, z.B. unter anmeldung.ej-musterhausen.de. Dort werden alle Veranstaltungen angezeigt und Interessierte können sich für eine Veranstaltung anmelden. Diese Website kann entweder auf der eigenen Website verlinkt werden oder per iFrame eingebunden werden.
 
Alternativ können Veranstaltungen aus dem ejb-Manager mit wenigen Klicks in Evangelische Termine veröffentlicht werden. In jedem Termin ist dann ein Link zur Veranstaltung auf anmeldung.ej-musterhausen.de enthalten, damit Interessierte sich dort für die Veranstaltung registrieren können und ihre Anmeldedaten direkt im ejb-Manager landen. Veranstaltungen aus Evangelische Termine lassen sich schnell und einfach auf Websites anzeigen, die mit dem Philippus-Website-Baukasten von Vernetzte Kirche  erstellt wurden. Weiterhin existieren Plugins zur Anzeige von Veranstaltungen aus Evangelische Termine in den gängigen Content Management Systemen Wordpress und Typo3.
 
Mit der Erweiterung Website-Builder kann aus dem Anmeldeportal mit geringem Aufwand über vordefinierte Inhaltselemente und zwei Muster-Websites für die Jugendarbeit eine eigenständige Website für das eigene Jugendwerk gebaut werden. 

Technische Basis für den  ejb-Manager ist die Unternehmenssoftware Odoo. Die Software ist OpenSource und kann daher ohne große Lizenzkosten angepasst und bezogen werden. Zudem ist die Anwendung webbasiert, lässt sich zentral betreiben und ist mit zahlreichen Modulen erweiterbar. 

Die auf der Website beschriebenen Funktionen in den Modulen Events und Kontakte sowie die Erweiterungen RechnungsstellungProjektmanagementWebsite-Builder, Zahlungsweisen und Rechnungsstellung sind bereits verfügbar und können von Nutzer:innen verwendet werden. Weitere Module und Funktionen sind in Bearbeitung und werden durch Test-Anwender:innen auf die Praxistauglichkeit geprüft. Im Mittelpunkt steht dabei aktuell die Umsetzung eines Verleihsystems für Material, wie z.B. Zelte, Spiele oder Technik.

Gegenwärtig wird das Projekt ejb-Manager über einen Projektlenkungskreis gesteuert, der durch die Landesjugendkammer der Evangelischen Jugend in Bayern eingesetzt wurde und sich aus Ehrenamtlichen und Hauptberuflichen in der Jugendarbeit, Vertreter:innen von ELKB-IT und Referent:innen im Amt für Jugendarbeit zusammensetzt. Der Projektlenkungskreis bzw. die Projektleitung tragen die Verantwortung für strategische Entscheidungen, den operativen Betrieb und das Projektbudget. Eine langfristige Anbindung an ELKB-IT befindet sich aktuell in Klärung. 

Kontakt aufnehmen

Du hast Interesse am ejb-Manager? 

Schreib uns eine E-Mail mit Deinem Anliegen und wir nehmen mit Dir Kontakt auf.